Este es el modelo de reuniones colaborativas de Deluz y Cía. donde reluce la inteligencia colectiva

Lucía, Inma, Fausto y Luis viajaron a Barcelona para asistir a un taller impartido por Ouishare titulado ‘Primeros pasos para la transformación colaborativa’. Uno de los bloques de la sesión estaba enfocado en el diseño de reuniones colaborativas. Salieron del taller con las ganas y el conocimiento suficiente para implantar el nuevo modelo en sus próximas reuniones. Ese día aprendieron que las reuniones son más ricas cuando la inteligencia colectiva de los equipos se pone en práctica, que abriendo espacios para la participación se eleva el compromiso y la responsabilidad de las personas, y que no son solo un espacio para hacer el trabajo y tomar decisiones, también son lugares en los que se puede construir confianza y fortalecer relaciones. Las reuniones son una oportunidad diaria de crecimiento personal, de equipo y de organización.

Algunas de las prácticas con las que ya trabaja Deluz y Compañía en las reuniones son:

• Co-creación entre todos los participantes de la agenda de la reunión y de su propósito, priorizando los temas a tratar, la estimación de tiempos y los resultados deseados.
• Check-in y check-out personal. Todas las reuniones se empiezan con una ronda en la que cada asistente cuenta en qué estado anímico llega a la reunión y todas las reuniones se cierran con un agradecimiento personal a alguna de las personas que están presentes por un acto concreto del día a día laboral. Conectan así con la plenitud de las personas.
• Normas compartidas de reunión. Todos los participantes hablan y comparten su conocimiento y sus opiniones siguiendo turnos de palabra, no hay interrupciones, nadie acapara el espacio y el tiempo en exceso, todos practican la escucha activa, todos utilizan comunicación positiva y asertiva.
• Facilitación de la reunión por los participantes de la misma. Algunos de los asistentes, de forma voluntaria, toman roles de documentación de la reunión, gestión de tiempos, control de egos, mediación en los conflictos, si es que aparecen, y cuidado del foco para que no interfieran temas alejados del propósito de la reunión.
• La silla vacía. En las reuniones se deja una silla vacía que representa a la organización y que cualquiera puede ocupar para dar la palabra a los valores de Deluz y Compañía.
• Conclusión de la reunión con una llamada clara a la acción, definiendo los próximos pasos y la auto-asignación de tareas.
• Compartir y documentar los resultados de la reunión a través de un documento sencillo, accesible a cualquier trabajador de la organización.

Estas prácticas sencillas y de fácil aplicación han conseguido hacer de las reuniones un lugar productivo, donde todo el mundo toma la palabra, se siente escuchado y despliega toda su capacidad creativa y polivalencia laboral.