Empezamos el último trimestre de 2019 instaurando reuniones de gobernanza y de operativa, inspiradas en la sociocracia
Hace un mes (septiembre de 2019) nos reunimos durante tres horas con cada equipo de los restaurantes, excepto con El Machi y Deluz, que todavía no nos había dado tiempo. Hicimos una jornada de parada y de reflexión en la que volvimos a explicar a todos la cultura TEAL y las reglas, y en la que nos pusimos a trabajar por grupos qué queríamos soltar, modificar, añadir o introducir en relación a nuestro viaje TEAL. Fruto de estas reuniones y ante el impulso de tantas voces que nos han contado que quieren seguir en TEAL, tomamos la decisión de instaurar reuniones de gobernanza y de operativa por consejo e integrando las voces de todos, y tras preguntar el parecer a muchas personas de Deluz y Compañía. Cuando escuchemos a los dos grupos que quedan, seguramente tomaremos nuevos rumbos gracias siempre a la inteligencia colectiva.
Durante este último trimestre de 2019 y en 2020 vamos a seguir impulsando nuestra transformación TEAL dando más espacio a las reuniones de los equipos por restaurante y servicios centrales, porque cuando estamos en grupo es cuando más avanzamos, cuando ponemos a funcionar la inteligencia colectiva que nos hace mejores y cuando ganamos en agilidad, eficacia y autonomía gracias a la fuerza y la energía de todos. El objetivo de los próximos meses es bajar las prácticas TEAL a los casos concretos de nuestro día a día laboral.
A estos espacios de participación les vamos a dar una estructura. Tendremos varios tipos de reuniones, inspirados por un sistema organizativo que se llama sociocracia y que está diseñado para un mundo en continuo cambio.
Las reuniones operativas, que haremos por lo menos una vez al mes todo el equipo del restaurante junto con algunas de las personas que trabajamos para todos, tienen el fin de solucionar problemas concretos de trabajo. La idea es que los grupos ganen soltura con estas reuniones y se vean cómodos convocándolas y liderándolas por necesidad, es decir, una vez a la semana o una vez al día si es necesario. Por ejemplo, en la primera reunión oficial de operativa en La Caseta de Bombas, el grupo se ha comprometido a hacer todos los días una reunión de cocina y sala de 10 minutos antes del servicio de las comidas y de las cenas para preparar la operativa diaria porque tenían necesidad de mayor comunicación.
Las reuniones de números, en las que continuaremos compartiendo las finanzas una vez al mes analizando la cuenta de pérdidas y ganancias entre todos, y trabajando en temas de costes. Estas reuniones son facilitadas por Luis y David, responsables de la economía y administración de Deluz y Compañía. Durante 2018 Luis y David han hecho un gran trabajo con los grupos facilitando cada mes estas reuniones, excepto en Deluz donde por la gran estacionalidad del restaurante este año no se ha hecho. Creemos que el trabajo que todo el grupo estamos desarrollando en estas reuniones junto con Luis y David se está notando mucho en las finanzas de la empresa. Por eso nos parece muy importante continuar con esta dinámica.
En las reuniones de gobernanza el tema central será el funcionamiento de los equipos con prácticas TEAL. Será en estas reuniones en las que se pondrán sobre la mesa las tensiones de los equipos para darles solución entre todos, donde se gestionarán los conflictos concretos, donde se (auto)asignarán funciones a personas, donde se hablará de los límites, de las conductas aceptadas y las que no. Será el lugar donde se aclarará y mejorará la estructura funcional de los equipos. Se hará una al mes de una duración de entre dos y tres horas.
Este año, por tanto, como dinámica nueva introducimos con regularidad las reuniones de gobernanza y las de operativa.
Para explicar lo que va en una reunión y en otra, voy a poner un ejemplo concreto: en una de las últimas reuniones de números, cuando David y Cesia estaban enseñando la PyG del mes anterior salió un conflicto que había entre cocina y sala originado por un tema de postres. Sala quería invitar a un postre a un cliente habitual y cocina se tensionó porque le interrumpía el ritmo del pase. Según cocina, este problema pasaba a menudo. David y Cesia mediaron en este conflicto en la reunión de números y llegaron a un acuerdo satisfactorio para todas las partes, pero ese no será el espacio en el que, a partir de ahora, se tratarán estas tensiones. Este tipo de conflictos habría que pararlos en las reuniones operativas, para ganar en eficacia, y apuntarlos para llevarlos y tratarlos en las reuniones de gobernanza, que se diseñarán con la intención de mejorar continuamente el funcionamiento de los equipos.
Por consejo hemos decidido que estas reuniones son obligatorias para todos, no se acude a ellas por interés sino por obligatoriedad, formando parte esas horas del trabajo y, por supuesto, contando como horas laborales. La decisión de que sean obligatorias es porque si en una reunión de gobernanza donde hay un conflicto grupal parte del grupo no acude es tiempo perdido para todos. En el tema de la operativa, porque es en esas reuniones donde se toman decisiones que nos afectan en nuestro día a día de trabajo y por eso es importante estar todos.
Las reuniones de números también son obligatorias ya que todos participamos con nuestra mente y energía en los costes y en las ventas de Deluz y Compañía, y a todos nos hace falta oxígeno económico individual y grupal. Si Deluz y Compañía no tiene sostenibilidad económica a nivel grupal muchos de nosotros también podremos perder a nivel individual. Nos parece importante que todos conozcamos la evolución de la empresa desde la transparencia. Estas horas también siempre computan como horas de trabajo.
Por último, están las reuniones de proyectos o de grupos que se forman por interés. Actualmente ,tenemos un grupo de comunicación del que forman parte diferentes personas de la empresa a las que les gusta el tema de comunicación en redes, medios u otros. Este grupo lo lidera María, periodista y responsable de comunicación de Deluz y Compañía. Se han apuntado al menos dos personas por restaurante. Se reúnen una vez al mes y sus horas de participación en este proyecto también computan como horas de trabajo. Gracias a su participación y a la buena facilitación de María tenemos una comunicación mucho más viva en nuestros restaurantes.
Tenemos otro grupo de recetas, al que también se han apuntado las personas que tienen interés en trabajar nuevas recetas junto con Fausto el responsable de I+D de cocina de Deluz y Compañía. Aquí también se apuntan las personas que tienen interés y que luego el grupo ratifica su talento para participar en estos proyectos de cambios de carta. El año pasado intentamos que todas las personas pudiesen participar en estos proyectos de creatividad y creemos que no funcionó bien porque no todas las personas tienen interés, conocimiento y talento para este trabajo más creativo. Algunas personas se sentían cargadas con un peso con el que no podían y quizás otras las más talentosas se veían poco vistas o reconocidas para esta tarea al verse igualados a todos en esta función.
Y por último, tenemos otro grupo de vinos, al que ya se han apuntado por interés diferentes personas de la empresa, pero que todavía no hemos puesto en marcha.
Y como la iniciativa está libre para cualquiera y se pueden tomar decisiones por consejo y la energía de Deluz y Compañía es viva, se podrán ir formando nuevos grupos para nuevos proyectos en la medida que surjan y se quieran implantar las iniciativas.
En estos proyectos también nos parece importante trabajar por interés.
En las horas de reflexión de nuestro viaje TEAL nos habéis pedido más espacios y más formación concreta para resolver en TEAL la problemática diaria. También nos hemos dado cuenta que hace falta que surja un grupo fuerte de facilitadores de reuniones que con metodología tengan seguridad y se sientan cómodos facilitando las reuniones, pudiendo llevar al equipo a buen puerto en estos espacios grupales. Nos hemos dado cuenta de que no hay tanta autonomía e iniciativa impulsando reuniones necesarias por falta de formación o de seguridad. Por eso, este año Eva Miguélez, de Ouishare, nos va a enseñar facilitación en nuestras reuniones concretas, para que surja un grupo que será el que luego lidere estas facilitaciones. Nos va a enseñar metodología y van a quedar documentadas todas las reuniones para que podamos acudir a ellas cuando lo necesitemos.
Nos hemos dado cuenta que facilitar con metodología es un tema de practicar y todos ganamos seguridad cuando nos enfrentamos a ello y repetimos. María ya facilita con soltura los grupos de comunicación, y David y Luis los de números, y yo misma creo que facilito mejor que antes los temas de resolución de conflictos complejos que he estado facilitando este año, que serían propios de gobernanza y que ahora vais a empezar a facilitar algunos de vosotros con la formación de Eva Miguélez. Yo, como todos, creo que facilito mejor con metodología y con práctica. A mí se me han ido miedos grupales, es decir, de cómo trabajar en grupo porque cuando no estamos acostumbrados a trabajar en grupo este impone, y a mí me imponía antes de iniciar el viaje TEAL. Ahora me fascina.
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