Mejorando los procesos gracias a Kanban de Agile y la aplicación Trello

En uno de los talleres de Ouishare, dedicado a la agilidad, nos introdujeron el método Kanban para proyectos -un tablero donde se pueden visualizar qué tareas están pendientes, cuáles están en proceso y cuáles han concluido- y una herramienta informática para llevarlo a cabo, Trello. También nos recomendaron que no empezáramos todo a la vez, que no asumiéramos más tareas de las que podíamos llevar a cabo, que acabáramos un proyecto antes de comenzar con el siguiente.

Al principio Trello fue complicado incluso para los que tenemos más destrezas informáticas. Comenzamos a usarlo en enero, cuando fuimos a Madrid para decidir cada local los proyectos que querían llevar a cabo en 2019. En esos días fuimos mejorando en su uso con la ayuda de una excompañera, Lula, que es diseñadora industrial y que lo vio claro desde el principio. Creamos un tablero por cada local con tres columnas: por hacer, en proceso y hecho. Allí fuimos colocando las tarjetas con el nombre de cada proyecto que había surgido de la cocreación de todo el equipo. Sin embargo, nos dimos cuenta que había proyectos más complejos que necesitaban su propio tablero como, por ejemplo, el proyecto literario del Quijote en La Carmencita.

A la vuelta, en Santander, cuando terminamos allí también la cocreación de los proyectos de 2019, muchos nos pidieron ayuda con Trello así que decidimos organizar una formación; invitamos a todos a una jornada por la mañana en Deluz, explicamos qué es Trello, cuáles son sus funcionalidades y luego hicimos una pequeña práctica. Además, todas las personas tienen acceso a Trello con los portátiles y iPads de cada local. Se trata de facilitar el acceso y la comprensión para eliminar cualquier barrera.

Los primeros dos meses lo utilizamos bastante en general, pero tuvimos algunas dificultades. Es muy complicado introducir una herramienta informática que requiere algo más de dedicación que, por ejemplo, Slack o el correo electrónico en una empresa de hostelería. Hubiese sido mucho más sencillo hacerlo en una oficina donde todos tienen un ordenador delante sus ocho horas laborales. Creo, además, que en algunos tableros quisimos poner demasiadas cosas y lo complicamos. Funciona mejor cuanto más sencillo es.

Sin embargo, funcionó muy bien en proyectos concretos como la tienda de El Italiano o el proyecto literario Quijote de La Carmencita. Fuimos a lo básico: “por hacer”, “en proceso” y “hecho”. Añadimos tareas como “escribir nota de prensa”, “decidir los platos”, “enviar nota de prensa”, “imprimir cuadernillos”, en el caso de La Carmencita; o “escribir catálogo”, “maquetar catálogo”, “estudio de mercado”, “poner precios”, “hacer página web”, en el caso de la tienda de El Italiano. Participamos varias personas del equipo y cada uno tenía claro cuál era su tarea. Así que la iba arrastrando por el tablero hasta que finalizamos todas.

Nos sirvió para ordenarnos, para ver el estado del proyecto, para tener claro en todo momento quién estaba haciendo qué y cómo iba. Y ambos proyectos salieron adelante de manera fluida, sin estrés y con resultados satisfactorios.

Como conclusión, diría que Trello no nos ha servido para nuestro día a día, pero sí para proyectos concretos. Que es una buena herramienta para organizarse, pero que necesita responsabilidad; necesita que al menos una persona se encargue de utilizarla y de recordar a sus compañeros que deben utilizarla. Y, eso sí, sacamos en claro algunos aprendizajes: no podemos hacer cientos de cosas a la vez, no podemos encargarnos de todo, hay que saber delegar, soltar y hacer un ejercicio de priorizar qué tareas pueden esperar cuando ya tienes entre manos unas cuantas. Y, sobre todo, algo evidente: para que un proyecto salga adelante, hay que ser ágiles a la hora de tomar decisiones.