Slack impulsa la comunicación interna de Deluz y Compañía
La fórmula más sencilla era la de utilizar el correo electrónico y los mensajes de WhatsApp, pero esto generaba estrés en quien los enviaba y desasosiego en quien los recibía.
Perdíamos mucho tiempo en copiar y pegar las direcciones en el CCO del correo electrónico; la lista nunca estaba 100% actualizada dada la rotación del personal que existe en hostelería y muchos emails estaban mal escritos o esas cuentas habían dejado de existir. Solo unos pocos, sobre todo los encargados de cada local, tenían acceso al email del local. En definitiva, era un caos que tenía como resultado una mala comunicación.
Comenzamos a probar la herramienta Slack en la oficina sobre todo porque nos teníamos que enviar archivos constantemente y era un engorro hacerlo por email o WeTransfer. También porque recibíamos demasiados mensajes de WhatsApp a nuestros teléfonos personales, fuera del horario laboral o en vacaciones. Después de unos meses, pensamos que el resto de la empresa también debía estar en Slack para poder comunicarnos mejor. Comenzamos enviando un email a todos, explicando qué era esta herramienta y avisándoles de que en los próximos días les llegaría una invitación a su correo electrónico.
Me había implicado personalmente en este proyecto, quería sacarlo adelante —me sentía un poco como esa madre que lucha contra un hijo adolescente porque sabe con seguridad que lo que le está diciendo le va a hacer bien, aunque él todavía no lo sepa— y me encontré con la primera resistencia donde menos me lo esperaba: un compañero de la oficina me repetía constantemente que no iba a conseguirlo, que no iba a funcionar. Sin embargo, recogí su negatividad y pesimismo, que algunos días me desesperaba, y la utilicé para crecerme aún más ante la resistencia y utilizar mi cabezonería para que sí saliera adelante.
Aprovechamos los minutos finales de un taller en Deluz al que asistieron casi todas las personas de la empresa para presentar Slack y atender sus dudas. Ahí llegaron las objeciones. Recuerdo a algunos compañeros diciéndome que eso era como un WhatsApp y que si esa aplicación ya existía, ¿por qué íbamos a utilizar otra? Otros comentarios apuntaban a que nos íbamos a eximir de la responsabilidad de que las comunicaciones fueran exitosas alegando que lo habíamos dejado escrito en Slack, sin tener la confirmación de que la otra persona lo hubiese recibido. Que íbamos a anunciar la convocatoria de reuniones solo a través de este medio, esperando que todos se enteraran y que, si no lo hacían, iba a servir de excusa el “estaba escrito en Slack”. Recuerdo sus caras de incertidumbre, como si no estuviésemos hablando el mismo idioma. Diría que recuerdo un poco la soledad de poner en marcha un proyecto de esta envergadura, pero no estaría siendo del todo sincera: las cosas en enero de 2018 ya habían comenzado a cambiar y tenía dos apoyos fundamentales para sacarlo adelante (y más tarde se fueron uniendo el resto). Mis compañeros de la oficina y yo acordamos utilizar continuamente Slack, aunque nos tuviéramos al lado, para empezar a dar ejemplo del uso de la plataforma.
Poco a poco los miedos se fueron quitando. Recuerdo a Raquel, de Celso y Manolo, contándome que estaba enganchada a Slack. Cada día íbamos a los locales y nos pedían que les ayudáramos a instalarlo en el móvil, a darse de alta; cada vez recibía más mensajes diciéndome que añadiera a más compañeros que querían formar parte de Slack (nunca obligamos a nadie a hacérselo, no podíamos, era una opción). Recuerdo cuando la gente empezó a crear sus propios canales y recuerdo el respiro y el descanso que me dio dejar de recibir WhatsApp, emails y llamadas a todas horas. Recuerdo a Carmen, de Deluz, una persona que lleva trabajando con la familia 17 años, cuando me pidió que le instalara la aplicación en su móvil y no pudimos porque era antiguo y no tenía memoria suficiente. Y recuerdo cuando me llamó para contarme que sus hijos le habían regalado un móvil nuevo y que cuándo me pasaba por Deluz a instalarle Slack.
Creo sinceramente, aunque no soy del todo objetiva, ¡claro!, que Slack ha mejorado muchísimo la comunicación de Deluz y Compañía. Todos y cada uno de mis compañeros tienen la opción de enterarse de todo lo que ellos quieran. Solo depende de ellos. Ayuda con la transparencia de la empresa. Nos mantiene más unidos y, aunque la distancia entre Madrid y Santander es una barrera para conocernos, Slack nos ayuda muchas veces a ponernos cara y saber que existimos. Es más fácil compartir con todos, por ejemplo, publicaciones de medios de comunicación donde aparecemos, hacer debates, aportar ideas. ¡Incluso felicitarnos el cumpleaños!
Es cierto que el WhatsApp no ha desaparecido del todo; sigue habiendo grupos en los locales, pero las comunicaciones laborales importantes no llegan por ese medio. Nosotros en la oficina también tenemos nuestro grupo de WhatsApp, pero básicamente lo usamos para quedar a tomar cervezas.
Slack no es la herramienta que soluciona todos tus problemas de comunicación ni es perfecta ni inclusiva con todos; pero ayuda bastante. Mucho, diría yo.